9 maneras de construir relaciones más fuertes en toda la organización

«Cuando empecé como directivo, asumí que lo mejor para la empresa y para mi carrera era dirigir a mi equipo para que cumpliera sus objetivos: clavar mis responsabilidades laborales específicas y dejar que los demás hicieran su trabajo», dice el experimentado directivo Grayson Morris. «Pero la realidad es que los distintos departamentos de una empresa dependen unos de otros. Tu éxito como directivo depende en gran medida de otras personas de la empresa».

No esperes a que se formen relaciones sólidas con tu jefe y con tus compañeros de otros equipos y que se consoliden orgánicamente con el tiempo. Constrúyelas de forma proactiva: tu rendimiento y tu éxito dependen de ello.

Construya una mejor relación con su gerente

1. Aprende todo lo que puedas sobre cómo piensa, trabaja y se comunica tu jefe.

Para tener una buena relación -e influir eficazmente en tu jefe- tienes que entender sus valores, responsabilidades, objetivos, estilo de liderazgo, estilo de comunicación, puntos fuertes y puntos débiles. Aprenderás más rápido si lo haces de forma sistemática.

Si tienes lagunas en alguna de estas áreas, puedes preguntarle directamente a tu jefe («Me interesa saber más sobre tus objetivos y prioridades y cómo puedo apoyarlos mejor. ¿Estaría dispuesto a hablar de ello en nuestro próximo cara a cara?»), preguntar a otras personas que hayan trabajado con tu jefe o tomar nota para estar atento a los ejemplos.

2. Desarrolla una forma de comunicación que se adapte a las preferencias de tu jefe.

Aunque algunos jefes pueden ser flexibles, en última instancia eres tú quien debe tratar de adaptar tu estilo para que tu jefe se sienta debidamente informado y que estás haciendo un buen uso de su tiempo.

Empieza a fijarte en cómo se comunica tu jefe para adaptarte a su estilo: ¿Prefiere el contacto personal o el correo electrónico? ¿Discusiones cortas o largas? ¿En el momento o en momentos programados? ¿Hace preguntas de seguimiento para obtener más información? ¿Quiere que le cuente los problemas cuando surgen o sólo cuando ya ha intentado resolverlos pero necesita ayuda?

Utiliza lo que descubras para:

• Diseña una plantilla de actualización de estado que incluya el nivel de información deseado por tu jefe, incluso si eso significa que tienes que editar para ser más breve o buscar más información.
• Sea estratégico en cuanto al momento de compartir la información. Es importante que coincida con la frecuencia y la rapidez con la que su jefe espera la información, pero también que la transmita en los momentos óptimos. Por ejemplo, si tu jefe tiene una reunión ejecutiva importante el viernes, puedes compartir tu gran idea a principios de la semana. O si sabes que está estresado por un proyecto, reserva la información no urgente para un momento más tranquilo.

Además, comprueba periódicamente con tu jefe tu comunicación («¿Te estoy dando toda la información que necesitas? ¿Cómo es el nivel de detalle?»). Las reuniones periódicas 1 a 1 son un buen momento para hacerlo. 

3. Haz preguntas concretas para aclarar las expectativas de tu jefe y pedirle opinión sobre tu trabajo.

Los directivos no siempre se toman la molestia de explicar sus instrucciones de forma clara y completa, y a veces ni siquiera saben lo que quieren. Para obtener la claridad que necesitas, haz preguntas concretas y reflexivas.

Aclarar las expectativas: Además de los detalles obvios como los plazos y el presupuesto, pregunte por estos importantes parámetros:

• Criterios de éxito: «¿Cómo es su resultado ideal? ¿Qué queremos conseguir con este proyecto?»
• Contexto de la tarea: «¿Podría ayudarme a entender cómo encaja esta tarea en el panorama general y a quién afecta?»
• Alcance: «¿Quiere que haga un trabajo minucioso que le lleve un poco más de tiempo, o una versión rápida y sucia?»
• Prioridad relativa: «¿Qué importancia tiene esto en relación con mis otros proyectos?»
• Recursos disponibles: «¿Hay algo o alguien disponible para ayudarme a hacer el trabajo mejor o más rápido? ¿Hemos hecho alguno de estos antes y, si es así, puedo ver un ejemplo?»

Buscar opiniones: En lugar de hacer una pregunta genérica («¿Qué le parece?»), pruebe con una más específica («¿Estaría dispuesto a compartir su opinión sobre la presentación que hice ayer, especialmente sobre cómo organicé y entregué la información?»). Dependiendo de la situación, es posible que quieras dar a tu jefe tiempo para pensar y prepararse. Y si recibes un comentario vago («Tu presentación fue bastante buena» o «La última parte me pareció muy poco convincente»), busca detalles y formas de mejorar («¿Podrías explicar a qué te refieres con ‘ poco convincente’?» o «¿Crees que si hago X, sería más eficaz?»). Lo que quieres es salir de la conversación con sugerencias prácticas y un plan para aplicarlas.

4. Equilibra el hecho de dar a tu jefe una retroalimentación de refuerzo y de compartir las verdades duras.

Todo el mundo necesita feedback para hacer bien su trabajo, y tu jefe no es una excepción.

A la hora de reforzar los comentarios, elogiar a tu jefe por algo que no tiene que ver contigo podría percibirse como una torpeza o una adulación. En su lugar, céntrate en un comportamiento que tenga un efecto directo en tu trabajo, y sé específico sobre cómo te ha ayudado: esto le da a tu jefe información importante sobre lo que necesitas para hacer bien tu trabajo.

Por ejemplo:

• Pobre (sin relación y vaga): « Me encantó su presentación en la empresa».
• Mejor (relevante y específico): «Gracias por dedicar ayer un tiempo extra conmigo para trazar los plazos de este proyecto. Me ayudó mucho a entender cómo tengo que priorizar el tiempo de mi equipo».

Cuando no estés de acuerdo con tu jefe en algo, piensa en ti como un valioso socio o asesor, alguien que aporta respetuosamente una dosis de verdad o hace de abogado del diablo cuando es necesario. La palabra clave es «respetuosamente«. El mejor enfoque para dar este tipo de comentarios depende en gran medida de la personalidad y el estilo de tu jefe. Pero, a menudo, el uso de preguntas para resaltar posibles descuidos es una buena manera de hacerlo. La gente suele responder de forma menos defensiva a las preguntas que a los imperativos, y hacer una pregunta te permite tantear el asunto con curiosidad por si estás equivocado.

• Pobre (confrontado): «Creo que es una pésima idea. Podría enfadar mucho a nuestros clientes».
• Mejor (curioso): «¿Cómo crees que reaccionarán nuestros clientes y cuál crees que debería ser nuestra estrategia para responder a ellos?»

5. Oriéntese a las soluciones siempre que sea posible.

Cuando te limitas a señalar los problemas o lo que está mal en las ideas, es fácil que te etiqueten como «quejica» o «quejica». Cuando planteas los problemas y ofreces posibles soluciones, envías el mensaje de que estás inclinado a la acción y a la mejora, y en el proceso, estarás mostrando tu creatividad y tu capacidad de pensamiento crítico, rasgos importantes para cualquier líder que quiera tener un impacto y ascender en una organización.

Así que cuando te encuentres con un problema, piensa y ofrece tres posibles soluciones. Intenta desarrollar una serie de opciones -desde soluciones rápidas hasta soluciones a largo plazo- y una buena justificación de por qué crees que cada una podría funcionar. Nota: No siempre se te ocurrirán buenas soluciones, pero eso no debe impedirte plantear cuestiones importantes. En esos casos, trata de decir que no tienes la respuesta para demostrar que no te estás quejando (por ejemplo, «No tengo una solución, pero pensé que podrías tener ideas o que podríamos trabajar juntos en alguna»).

Más allá de los problemas en tu propio trabajo, piensa en los mayores retos de tu jefe y en cómo puedes ayudarle, ya sea ofreciéndole ideas u ofreciéndote voluntario para ayudarle con tareas que sabes que son importantes para él. Al fin y al cabo, parte de tu trabajo como directivo consiste en ayudar a tu jefe a elaborar estrategias y solucionar problemas, no en aumentar el caos.

Construir una red de pares beneficiosa

6. Haz una lista de los colegas cuyo trabajo está relacionado con el tuyo y céntrate en establecer o reforzar las relaciones clave.

A menudo, los mejores gestores tienen sólidas relaciones de trabajo con las conexiones adecuadas, en lugar de tener muchas conexiones. Entonces, ¿tiene usted las adecuadas?

Para averiguarlo:

• Dedica 15 minutos a hacer una lluvia de ideas y anotar una lista de colegas cuyo trabajo podría repercutir en el tuyo. Como escriben los expertos en gestión Linda A. Hill y Kent Lineback en su libro Being the Boss : «Si tus redes no se extienden más allá del lugar donde trabajas o de las personas que ves a menudo, si no se anticipan a las necesidades futuras, es casi seguro que no estás llegando lo suficientemente lejos.»
• Considere qué relaciones construir. Algunos buenos candidatos: Conexiones débiles o inexistentes que son importantes para las funciones actuales de tu equipo, que podrían ayudarte con una iniciativa futura o que pueden ofrecerte información sobre tu organización o sector (por ejemplo, alguien de investigación que pueda ayudarte a entender mejor el comportamiento de los clientes o alguien de marketing que pueda explicarte el panorama competitivo de tu sector). Asegúrate de tener en cuenta la importancia de cada persona para tu trabajo y no elijas a personas con las que conectar sólo porque te caen bien personalmente.

Empieza a construir estas relaciones ahora, en lugar de esperar a que necesites algo de ellos. Para empezar, selecciona dos o tres y acércate de una manera que te parezca apropiada para empezar a construir cada relación. Por ejemplo, puedes invitar a tu compañero a un café o a una comida o darle un merecido reconocimiento esta semana. 

7. Ser proactivo a la hora de compartir información mutuamente beneficiosa.

Al reunir fragmentos de información recopilada por sus colegas, comprenderá mejor cómo encaja su equipo en el panorama general de la empresa y creará una poderosa base de conocimientos que le ayudará a establecer las prioridades correctas para su equipo, a proponer mejores ideas y a obtener los recursos que su equipo necesita para tener éxito.

Pero no hay que limitarse a buscar información y no ofrecerla nunca. Por el contrario, piense de forma proactiva en cómo compartir la información podría ayudar a los demás. Pregúntate: ¿Qué información tengo que podría permitir a un compañero tomar mejores decisiones?

¿Se ha enterado de que otro equipo está iniciando un proceso que el suyo ya conoce? Ofrézcase a compartir las mejores prácticas. ¿Se está retrasando su proyecto? Póngase en contacto con otros departamentos que dependan de su trabajo lo antes posible para explicarles por qué y qué está haciendo para solucionar el problema. ¿Un directivo recién contratado va a empezar a trabajar en otro departamento? Tómese el tiempo necesario para sentarse con él y explicarle cómo funciona su empresa, cómo dependen unos equipos de otros y cómo pueden trabajar juntos.

8. Aprovecha los encuentros breves o fortuitos para suscitar conversaciones creativas.

Los equipos tienen tendencia a caer en la rutina de las ideas. Pero las personas cuyas redes se extienden a otros grupos «corren más riesgo de tener buenas ideas», escribe el sociólogo Ronald S. Burt. «No se trata de una creatividad nacida del genio; es la creatividad como negocio de importación-exportación. Una idea mundana en un grupo puede ser una idea valiosa en otro».

Para empezar a generar el tipo de chispas que conducen a las ideas de ruptura, aprovecha las breves interacciones con tus compañeros de dirección para ir más allá de la pequeña charla de «¿Qué tal el fin de semana?». En los cinco minutos que preceden a una reunión de actualización de la dirección o durante un encuentro casual en el ascensor, prueba a hacer preguntas como estas para entablar una conversación rápida que podría dar lugar a ideas fructíferas:

• «Entonces, ¿en qué estás trabajando?»
• «¿Qué es lo que más le entusiasma ahora mismo?»
• «¿Cuál es su mayor reto estos días?»

9. Busque activamente opiniones sobre sus ideas y proyectos, pero sólo si realmente desea recibirlas.

Al igual que los compañeros y colegas pueden ayudar a inspirar ideas creativas, también pueden ofrecer valiosas perspectivas externas sobre su trabajo en curso. Al solicitar la opinión de otros, puedes obtener un mejor producto final y es más probable que obtengas una mayor aceptación por parte de tus colegas, especialmente si enmarcas tu solicitud en términos de cómo los comentarios pueden beneficiar a sus propios intereses. Por ejemplo, si te dedicas a las ventas, puedes consultar un nuevo mensaje con un director de ingeniería para asegurarte de que no estás pasando por alto una característica clave: «Joaquín, ¿estarías dispuesto a echar un vistazo a un nuevo mensaje en el que estoy trabajando? Quiero asegurarme de que capta realmente las ventajas de la nueva función que ha creado tu equipo».

Dicho esto, no preguntes simplemente para congraciarte con un compañero; pregunta porque realmente quieres la opinión de esa persona. Preguntar y luego ignorar lo que dice alguien (o al menos no explicar por qué no aceptaste la opinión) podría acabar haciendo más daño que bien.

Y, antes de pedirlo, determina qué tipo de opinión buscas (reacciones rápidas o una crítica en profundidad) y asegúrate de pedir ese nivel de información cuando te dirijas a la persona.